Excel helyett vállalatirányítási rendszer: 9 jel, hogy itt az idő a váltásra
Olvasási idő: 11 perc
A raktár táblázata szerint 184 darab van készleten. Az értékesítő egy másik fájlban 179 darabot lát, a webáruház pedig 191-et mutat. Mielőtt a vevő választ kapna, három kollégának kell egyeztetnie, hogy kiderüljön, melyik adat a helyes.
lyenkor nem az Excel számol rosszul. A vállalkozás működése vált összetettebbé annál, amit egymástól különálló táblázatokkal még biztonságosan és hatékonyan lehet kezelni.
Az Excel sok feladatra továbbra is kiváló eszköz. A kérdés nem az, hogy jó vagy rossz megoldás-e, hanem az, hogy hol van a helye a vállalkozás működésében. Ebben a cikkben kilenc olyan jelet mutatunk be, amely arra utalhat, hogy az Excel mellett már egy integrált vállalatirányítási rendszerre is szükség van.
Miért használnak Excelt a vállalkozások?
Az Excel népszerűsége könnyen érthető. Gyorsan elérhető, a legtöbb munkatárs ismeri az alapvető használatát, és egy egyszerű nyilvántartás elkészítéséhez nincs szükség hosszabb bevezetési projektre.
Rugalmasan alakítható. Ugyanabban a programban készülhet árlista, költségterv, értékesítési kimutatás vagy projektlista. A képletek, szűrők és kimutatások segítségével nagyobb adatmennyiség is gyorsan áttekinthetővé tehető.
Az Excel különösen jól használható:
- egyedi számításokhoz;
- alkalmi elemzésekhez;
- költségtervezéshez;
- egyszerű listák és nyilvántartások vezetéséhez;
- adatok rendszerezéséhez és ellenőrzéséhez;
- vezetői kimutatások előkészítéséhez;
- kisebb projektek követéséhez.
Amíg kevés adatot kell kezelni, ritkán változnak az információk, és csak egy-két munkatárs dolgozik a folyamatban, egy jól felépített táblázat megfelelő megoldás lehet.
Mi a különbség az Excel és egy vállalatirányítási rendszer között?
Az Excel elsősorban táblázatkezelő és elemzőeszköz. Egy vállalatirányítási rendszer ezzel szemben összekapcsolt üzleti folyamatokat és tranzakciókat kezel közös adatbázisban.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy egy rendelés adatait nem kell külön rögzíteni az értékesítés, a raktár, a számlázás és a pénzügy nyilvántartásaiban. A folyamat következő lépése ugyanazokra az adatokra épülhet.
| Megoldás: | Excel | Vállalatirányítási rendszer |
|---|---|---|
| Elsődleges feladat: | Számítás, elemzés, egyedi nyilvántartás | Üzleti folyamatok kezelése |
| Használat: | Egy vagy több fájlban | Közös adatbázisban |
| Adatfrissítés: | Gyakran kézi módosítással | A rögzített tranzakciók alapján |
| Folyamatkezelés: | Táblákhoz, képletekhez és munkatársakhoz kötött | Beállított lépések és szabályok szerint |
| Jogosultságok: | Fájl- vagy munkalapszinten kezelhetők | Szerepkörökhöz és feladatokhoz igazíthatók |
| Automatizálás: | Képletekkel, makrókkal és külső megoldásokkal | Összekapcsolt folyamatokkal és integrációkkal |
A modern Excel közös szerkesztést, hozzáférési beállításokat és verzióelőzményeket is kínál. A különbség ezért nem pusztán az, hogy hányan tudnak megnyitni egy fájlt. A vállalatirányítási rendszer előnye akkor válik láthatóvá, amikor több terület munkája épül egymásra, és az adatokból konkrét üzleti folyamatok indulnak.
9 jel, hogy az Excel már nem elég a vállalkozás működéséhez
1. Rendszeresen felmerül a kérdés: melyik a legfrissebb táblázat?
A „vegleges.xlsx”, „vegleges2.xlsx” és „aktualis_uj.xlsx” fájlnevek ismerős helyzetet jeleznek. Ha ugyanabból a nyilvántartásból több példány készül, könnyen előfordulhat, hogy a munkatársak eltérő adatokból dolgoznak.
A felhőben tárolt, közösen szerkeszthető táblázatok csökkenthetik ezt a problémát. Nem oldják meg azonban azt a helyzetet, amikor az értékesítés, a raktár, a pénzügy és a vezetőség külön fájlokban tartja nyilván ugyanannak a folyamatnak az adatait.
Egy integrált rendszerben az információk közös adatbázisban szerepelnek. Nem kell külön egyeztetni, hogy melyik fájl tartalmazza az aktuális adatot.
2. Ugyanazokat az adatokat több helyen is rögzíteni kell
Egy webáruházi rendelés adatai bekerülnek a rendelési táblába, majd a raktári listába, a számlázóprogramba és esetleg a futárszolgálat felületére is. Minden újabb kézi rögzítés időt vesz igénybe, és újabb hibalehetőséget jelent.
A probléma különösen nagy rendelésmennyiségnél válik láthatóvá. Ami napi tíz rendelésnél még néhány perc, napi száz rendelésnél már több munkatárs idejét kötheti le.
Egy megfelelően kialakított vállalatirányítási rendszerben az adatot lehetőség szerint egyszer kell rögzíteni, majd a kapcsolódó folyamatok ugyanebből az adatforrásból dolgozhatnak.
3. A hibák csak a folyamat végén derülnek ki
Egy hibás cikkszám, elírt mennyiség vagy véletlenül felülírt képlet sokáig észrevétlen maradhat. A probléma gyakran csak akkor válik láthatóvá, amikor már rossz terméket készítettek össze, eltérés van a leltárban, vagy pontatlan kimutatás kerül a vezető elé.
Egy vállalatirányítási rendszer sem szünteti meg teljesen az emberi hibákat. Kötelező mezőkkel, ellenőrzési szabályokkal, figyelmeztetésekkel és meghatározott munkafolyamatokkal azonban több hiba már a rögzítés pillanatában felismerhető.
4. Nem lehet gyorsan megmondani, mi van valójában készleten
A készletnyilvántartás akkor használható üzleti döntésekhez, ha követi a bevételezéseket, kiadásokat, foglalásokat, visszárukat és raktárközi mozgásokat is.
Ha ezek egy része csak később kerül be a táblázatba, a kimutatott készlet eltérhet a ténylegesen értékesíthető mennyiségtől. Emiatt olyan terméket is eladhat a vállalkozás, amely már nincs raktáron, miközben más termékekből felesleges készlet halmozódhat fel.
Összetettebbé válik a feladat akkor is, ha több raktárt, raktárhelyet, gyári számot, szavatossági időt vagy beszerzési azonosítót kell követni. Ilyenkor már nem egyszerű készletlistáról, hanem egymásra épülő raktári folyamatokról van szó.
5. A vezetői kimutatások elkészítése rendszeresen órákat vagy napokat vesz igénybe
Ha egy döntés előtt több táblázatot kell összefésülni, adatokat kell tisztítani, majd ellenőrizni kell a képleteket, a vezető nem közvetlenül az információhoz jut hozzá. Előbb meg kell várnia, amíg valaki előállítja azt.
Ez nemcsak időigényes. A kimutatás elkészülésére az adatok egy része már meg is változhat.
Egy integrált rendszerben a riportok az ott rögzített tranzakciókból készülhetnek. A vezető így rövidebb idő alatt kaphat képet például a rendelésállományról, a készletmozgásokról vagy az értékesítés alakulásáról.
6. Az egyes részlegek külön információs szigetekként működnek
Az értékesítés nem látja, hogy a raktár mikor tudja összekészíteni a rendelést. A beszerzés csak külön kérésre értesül a csökkenő készletről. A pénzügy e-mailben kapja meg a számlázáshoz szükséges adatokat.
Ilyenkor a folyamatok közötti kapcsolatot nem a rendszer, hanem telefonhívások, e-mailek és személyes egyeztetések tartják fenn. Egy kimaradt üzenet vagy távollévő munkatárs könnyen megakaszthatja a munkát.
A vállalatirányítási rendszer közös munkafelületet teremthet úgy, hogy közben mindenki a saját feladatához szükséges adatokat és funkciókat használja.
7. Nem szabályozható megfelelően, ki mit láthat és módosíthat
Egy egyszerű táblázatnál gyakran két lehetőség van: a felhasználó vagy hozzáfér a fájlhoz, vagy nem. Ennél természetesen részletesebb Excel-jogosultságok is kialakíthatók, de sok egymáshoz kapcsolódó üzleti feladatnál ezek kezelése nehézkessé válhat.
Egy vállalatirányítási rendszerben a jogosultságok munkakörökhöz és feladatokhoz igazíthatók. Más adatokra és műveletekre lehet szüksége egy raktárosnak, egy értékesítőnek, egy pénzügyi munkatársnak és a cégvezetőnek.
A megfelelő jogosultsági struktúra azt is segíti, hogy az adatokhoz azok férjenek hozzá, akiknek a munkájához valóban szükségük van rájuk.
8. A rendelésmennyiség növekedésével arányosan nő az adminisztráció is
Ha minden új rendelés újabb másolást, ellenőrzést, e-mailt és kézi adatrögzítést jelent, a forgalom növekedése rövid időn belül túlterhelheti az adminisztrációt.
Ez gyakran egy erősebb szezonban vagy sikeres kampány után derül ki. A vállalkozás több megrendelést kap, mégsem tudja azokat a korábbi pontossággal és gyorsasággal feldolgozni.
Az automatizálás célja ilyenkor nem feltétlenül a munkatársak kiváltása. Sokkal inkább az, hogy ne kelljen ugyanazokat a rutinfeladatokat minden rendelésnél újra elvégezni. A rendelésfeldolgozás, a készletkezelés, a komissiózás, a számlázás és a szállítási adatok átadása részben vagy egészben összekapcsolható.
9. A vállalkozás fejlődése egyre több kerülőmegoldást igényel
Új telephely, további webáruház, több raktár, egyedi gyártási folyamat vagy új értékesítési csatorna jelenik meg. A meglévő táblázatokhoz ezért újabb oszlopokat, munkalapokat, makrókat és külön fájlokat kell hozzáadni.
Egy ponton már csak az a munkatárs érti a teljes rendszert, aki felépítette. Ha ő nincs jelen, a módosítás és a hibakeresés is nehézzé válik.
Ez annak a jele, hogy a vállalkozásnak már nem újabb táblázatra, hanem bővíthető, dokumentálható és a folyamataihoz igazítható rendszerre van szüksége.
Mikor nem indokolt még vállalatirányítási rendszerre váltani?
Nem minden vállalkozásnak van szüksége ERP-rendszerre.
Ha kevés, egyszerű folyamatot kell kezelni, alacsony a tranzakciószám, nincs szükség több terület összehangolására, és a táblázatok nem okoznak rendszeres hibát vagy többletmunkát, az Excel továbbra is megfelelő eszköz lehet.
A váltás szükségességét nem a fájlok száma vagy a cég létszáma dönti el. A folyamatok összetettsége, az adatok közötti függőségek és a manuális munka üzleti következményei fontosabb szempontok.
Egyetlen felsorolt jel még nem feltétlenül indokol rendszerbevezetést. Ha azonban több probléma rendszeresen visszatér, érdemes részletesen felmérni a folyamatokat.
Az ERP bevezetése után is szükség lehet Excelre?
Igen. A vállalatirányítási rendszer bevezetése nem jelenti azt, hogy minden táblázatot törölni kell.
Az Excel továbbra is hasznos lehet egyedi számításokhoz, gyors elemzésekhez, tervezéshez vagy a rendszerből kinyert adatok további feldolgozásához. Az optimális működésben az ERP kezeli az üzleti folyamatokat és az elsődleges adatokat, az Excel pedig ott marad, ahol valóban erős: a rugalmas elemzések és alkalmi számítások területén.
A cél tehát nem az Excel teljes elhagyása, hanem annak megszüntetése, hogy üzletileg kritikus folyamatok ellenőrizetlen, egymástól különálló táblázatokra épüljenek.
Hogyan érdemes felkészülni a váltásra?
A rendszer kiválasztása előtt érdemes pontosan meghatározni, milyen problémát kell megoldania. Ehhez az alábbi lépések adhatnak kiindulópontot:
- Térképezze fel a jelenlegi folyamatokat. Hogyan halad végig egy rendelés, beszerzés, raktári mozgás vagy gyártási feladat a vállalkozáson?
- Keresse meg a felesleges adatbevitelt. Hol kell ugyanazt az információt többször rögzíteni vagy egyik rendszerből a másikba átmásolni?
- Azonosítsa a kritikus hibapontokat. Melyik hiba okoz késést, reklamációt, készleteltérést vagy hibás vezetői információt?
- Határozza meg a szükséges kapcsolatokat. Milyen meglévő webáruházat, számlázási, szállítási vagy más rendszert kell összekapcsolni?
- Rendezze a törzsadatokat. A pontatlan, hiányos vagy többször szereplő ügyfél- és termékadatok egy új rendszerben is problémát okozhatnak.
- Vonja be a folyamatokban dolgozó munkatársakat. Ők ismerik azokat a napi kivételeket és kerülőutakat, amelyek egy vezetői folyamatábrán nem mindig látszanak.
Ezek alapján már nem általánosságban kell „ERP-rendszert keresni”. Pontosan meghatározható, hogy mely folyamatokat kell támogatni, automatizálni vagy átláthatóbbá tenni.
Vállalatirányítási rendszer, amely a cég folyamataihoz igazítható
A vállalkozások működése ritkán illeszthető maradéktalanul egy előre rögzített sablonhoz. Különösen igaz ez azokra a kereskedelmi, webáruházi, szerviz- vagy gyártócégekre, amelyek saját munkafolyamatokat alakítottak ki.
A Symbol Enterprise vállalatirányítási rendszer moduláris, testreszabható megoldás. A rendszerben többek között készletgazdálkodási, értékesítési, logisztikai, pénzügyi, ügyfélkezelési és termelési folyamatok kapcsolhatók össze.
A Symbol Enterprise megoldásai kereskedelmi és webáruházi rendelésfeldolgozást, vonalkódos raktári folyamatokat, komissiózást, szervizfeladatokat, valamint egyedi és kis szériás gyártási folyamatokat is támogathatnak. A végleges kialakítás minden esetben a vállalkozás felmért igényeitől függ.
Ha a kilenc jel közül több is jellemző vállalkozása működésére, kérjen ingyenes telefonos vagy online egyeztetést. A beszélgetés során közösen áttekinthetjük, mely folyamatokat érdemes rendszerbe szervezni, és milyen megoldás illeszkedhet cége működéséhez.
GYIK
Teljesen ki kell váltani az Excelt egy ERP-rendszer bevezetésekor?
Nem. Az Excel továbbra is használható egyedi számításokhoz, tervezéshez és elemzésekhez. Elsősorban az üzletileg kritikus, több területet érintő folyamatokat érdemes vállalatirányítási rendszerbe szervezni.
Mikor érdemes Excel helyett vállalatirányítási rendszert használni?
Akkor, ha ugyanazokat az adatokat több helyen rögzítik, rendszeresek az eltérések, nehéz naprakész készletinformációhoz jutni, vagy a rendelések növekedésével arányosan nő a kézi adminisztráció.
Csak nagyvállalatoknak éri meg ERP-rendszert bevezetni?
Nem a vállalkozás létszáma az egyetlen döntő szempont. Egy kisebb, de nagy rendelésmennyiséget vagy összetett készlet- és gyártási folyamatokat kezelő cégnek is szüksége lehet integrált rendszerre.
Átvihetők a meglévő Excel-adatok az új rendszerbe?
Ez az adatok formátumától, minőségétől és szerkezetétől függ. Az átvétel előtt általában szükség van az adatok ellenőrzésére, tisztítására és az ismétlődő rekordok rendezésére.
Megszünteti az ERP-rendszer az emberi hibákat?
Teljesen nem. A kötelező mezők, ellenőrzési szabályok, jogosultságok és automatizált adatátadások azonban csökkenthetik a kézi rögzítésből és másolásból eredő hibák számát.
Mennyi ideig tart egy vállalatirányítási rendszer bevezetése?
A bevezetési időt a folyamatok összetettsége, a szükséges testreszabások, az integrációk és az átadandó adatok állapota határozza meg. A pontos időigény csak a vállalkozás működésének felmérése után állapítható meg.
