Számlázóprogram vagy ERP-rendszer? Mikor elég az egyik, és mikor kell a másik?
Olvasási idő: 9 perc
Az ajánlatból rendelés lesz, a rendelésből szállítólevél, majd számla. Ha ebből a folyamatból csak az utolsó lépést kell kezelni, egy megfelelő számlázóprogram bőven elegendő lehet.
Más a helyzet, ha a számla kiállítása előtt ellenőrizni kell a webáruházat, a raktár nyilvántartását, az értékesítő táblázatát és a beszerzési adatokat is. Ilyenkor a probléma már nem a számlázásnál kezdődik. Az egész folyamat több, egymástól elkülönülő rendszerben működik.
A számlázóprogram és az ERP-rendszer közötti választást ezért nem önmagában a számlák száma dönti el. Azt kell megvizsgálni, hogyan kapcsolódik a számlázás a vállalkozás többi folyamatához.
A NAV-adatszolgáltatás mindkét esetben alapkövetelmény
A vállalkozásoknak olyan számlázási megoldásra van szükségük, amely megfelel a hatályos előírásoknak, és megfelelő beállítás mellett képes teljesíteni a szükséges online számlaadat-szolgáltatást.
A NAV az Online Számla rendszert a számlaadatok kötelező online beküldésére szolgáló felületként határozza meg. Ennek támogatása ezért nem önmagában az ERP-rendszerek előnye. Megfelelő számlázóprogram és ERP számlázási modulja egyaránt képes lehet az előírt adatszolgáltatásra.
A választásnál inkább azt kell megvizsgálni, mi történik a számla elkészítése előtt és után:
- honnan érkeznek a számlázandó adatok;
- kell-e hozzá rendelést vagy szállítólevelet kezelni;
- kapcsolódik-e hozzá készletmozgás;
- kell-e ellenőrizni a teljesítést;
- hogyan követhető a kintlévőség;
- szükség van-e vezetői kimutatásokra;
- ugyanazokat az adatokat hány rendszerben kell rögzíteni.
Mit tud egy számlázóprogram?
A számlázóprogram elsődleges feladata a számlák és a kapcsolódó bizonylatok elkészítése, nyilvántartása, valamint a szükséges számlaadatok továbbítása a NAV felé.
A korszerű számlázóprogramok között jelentős különbségek lehetnek. Egy egyszerűbb megoldás kizárólag a számlakiállításra és a számlák nyilvántartására összpontosít. Más programok további funkciókat is kínálhatnak, például:
- árajánlat és díjbekérő készítését;
- szállítólevelek kezelését;
- ismétlődő számlázást;
- kintlévőségek követését;
- partner- és terméknyilvántartást;
- bevételi vagy értékesítési kimutatásokat;
- készlet- és raktárkezelést;
- webáruházi kapcsolatot;
- jogosultságkezelést.
Ezért nem pontos az az általánosítás, hogy a számlázóprogram kizárólag számlák kiállítására használható. A valódi kérdés az, hogy a program funkciói meddig képesek lefedni a vállalkozás folyamatait.
Mit csinál másképp egy ERP-rendszer?
Az ERP-rendszer az egymásra épülő üzleti folyamatokat közös rendszerben kezeli. A számlázás ennek csak az egyik része.
Egy értékesítési folyamat például az ajánlatadással vagy a vevői rendelés rögzítésével indulhat. Ezt készletfoglalás, komissiózás, szállítás és számlázás követheti. A kapcsolódó adatok közben a raktári, pénzügyi és vezetői kimutatásokban is megjelenhetnek.
Az ERP legfontosabb előnye tehát nem egyszerűen az, hogy több funkciót tartalmaz. Az értéke abban rejlik, hogy a funkciók ugyanannak a folyamatnak a részeként működnek.
Ha egy rendelés adatait csak egyszer kell rögzíteni, majd ezekből elkészülhet a szállítólevél, a készletmozgás és a számla, csökkenhet a kézi adatbevitel és az abból eredő hibák lehetősége.
Számlázóprogram és ERP: mi a valódi különbség?
| Megoldás: | Számlázóprogram | Vállalatirányítási rendszer |
|---|---|---|
| Elsődleges feladat: | Számlák és kapcsolódó bizonylatok kezelése | Összekapcsolt üzleti folyamatok kezelése |
| Bevezetés: | Általában gyorsabb és egyszerűbb | Folyamatfelmérést, beállítást és oktatást igényelhet |
| Készletkezelés: | Programtól vagy választott modultól függ | A kereskedelmi és logisztikai folyamat részeként kezelhető |
| Rendelésfeldolgozás: | Alap- vagy kiegészítő funkció lehet | Több részleget érintő folyamatként alakítható ki |
| Felhasználók: | Egyszerűbb szerepkörök és feladatok | Részletesebb, folyamatokhoz igazított jogosultságok |
| Automatizálás: | Meghatározott számlázási és ügyviteli feladatok | Több üzleti terület között kialakítható |
| Riportok: | Főként számlázási és értékesítési adatokból | Több terület összekapcsolt adataiból |
| Testreszabás: | Jellemzően beállításokkal és modulokkal | Egyedi vállalati folyamatokhoz is igazítható |
| Költség és ráfordítás: | Általában alacsonyabb | A bevezetés és a működtetés nagyobb ráfordítást igényelhet |
A választóvonal tehát nem egyszerűen az, hogy a számlázóprogram kevés, az ERP pedig sok funkciót kínál. Egy korszerű számlázó- vagy ügyviteli program készletkezelést, kimutatásokat és további modulokat is tartalmazhat.
A döntő kérdés inkább az, hogy a számlázás önálló adminisztrációs feladat, vagy egy több területet összekapcsoló üzleti folyamat része.
A számlák száma önmagában nem dönti el, kell-e ERP
Nem lehet általános határértéket meghatározni arra, hogy havi hány számla felett szükséges vállalatirányítási rendszert bevezetni.
Egy szolgáltatócég akár nagyobb mennyiségű ismétlődő számlát is kezelhet megfelelő számlázóprogrammal. Egy kereskedővállalkozásnál viszont már jóval kevesebb számla mögött is összetett folyamat állhat: vevői rendelés, készletfoglalás, komissiózás, részszállítás, szállítólevél és beszerzés.
Nem a számlák darabszáma a legfontosabb, hanem az, hogy mennyi munka előzi meg a kiállításukat, és hány további folyamat épül az adataikra.
Négy helyzet, amikor már ERP-rendszerben érdemes gondolkodni
1. A számla egy hosszabb folyamat utolsó lépése
Ha egy rendelés adatait először a webáruházból kell átmásolni egy táblázatba, majd külön rögzíteni a raktári és a számlázási rendszerben, ugyanazzal az információval több munkatárs is dolgozik.
Ez nemcsak időt vesz igénybe. Minden újabb adatbevitel lehetőséget teremt az elírásra, a hiányos rögzítésre vagy arra, hogy az egyik rendszerben már frissített információ a másikban változatlan maradjon.
Egy integrált vállalatirányítási rendszerben a rendelés adatai végigkísérhetik a teljes folyamatot. Ugyanabból az adatforrásból készülhet el a szükséges raktári bizonylat, szállítólevél és számla, így kevesebb kézi adatátadásra van szükség.
2. A számlázás és a készletkezelés már nem választható szét
Kereskedelmi vállalkozásoknál a számla kiállítása rendszerint készletmozgással is jár. Tudni kell, melyik raktárból került ki az áru, mennyi értékesíthető készlet maradt, milyen rendeléseket kell még kiszolgálni, és szükséges-e új beszerzést indítani.
A feladat tovább bonyolódik, ha a vállalkozás több raktárt, raktárhelyet, gyári számot, szavatossági időt vagy beszerzési azonosítót kezel.
Ugyanez igaz akkor is, ha több értékesítési csatorna – például webáruház, fizikai üzlet és B2B rendelés – ugyanazt a készletet használja. Ilyen helyzetben a pontos számlázás feltétele, hogy a rendelési és készletadatok is megfelelően kapcsolódjanak egymáshoz.
3. Több részleg dolgozik egymás adataiból
Az értékesítésnek látnia kell, hogy a raktár mikor tudja összekészíteni a rendelést. A beszerzésnek tudnia kell, mely termékekből fogy a készlet. A pénzügynek a teljesítés és a számlázás adataira van szüksége, a vezetőség pedig átfogó kimutatásokat szeretne.
Ha ezeket az információkat külön programokból, táblázatokból és e-mailekből kell összegyűjteni, a részlegek közötti együttműködés könnyen lelassul.
Egy ERP-rendszer közös adatbázist teremthet úgy, hogy közben minden munkatárs a saját feladatához szükséges adatokat és funkciókat éri el. A jogosultságok szerepkörökhöz igazíthatók, így nem kell mindenkinek minden információhoz és művelethez hozzáférést kapnia.
4. A vállalkozás fejlődése egyre több kerülőmegoldást igényel
Új webáruház, további telephely, több raktár, összetettebb gyártás vagy új értékesítési csatorna jelenik meg. A meglévő program azonban nem követi ezt a változást, ezért újabb táblázatokkal, kézi adatátadással és különálló szoftverekkel kell kiegészíteni.
Egy idő után már nem maga a munka a bonyolult, hanem annak követése, hogy melyik adat hol található, és melyik rendszerben kell frissíteni.
Ez különösen gyakori olyan kereskedelmi, gyártó- és szervizvállalkozásoknál, amelyek saját, az általánostól eltérő folyamatokat alakítottak ki. Ilyenkor olyan rendszerre lehet szükség, amely nem kényszeríti merev sablonba a működést, hanem a vállalat tényleges folyamataihoz igazítható.
Nem mindig kell rögtön teljes ERP-rendszer
A számlázóprogram és a vállalatirányítási rendszer között létezik köztes megoldás is. Sok vállalkozásnak már az is elegendő előrelépést jelent, ha a számlázást összekapcsolja a készlet- és raktárkezeléssel.
A Symbol kínálatában ezért nem egyetlen rendszerből kell választani. Az egyszerűbb számlázási igényektől az összetett vállalatirányításig több szint áll rendelkezésre.
Symbol Ügyvitel, ha elsősorban számlázni szeretne
A Symbol Ügyvitel számlázási megoldásai olyan vállalkozások számára lehetnek megfelelőek, amelyek elsősorban számlákat és kapcsolódó bizonylatokat szeretnének kezelni.
Ez a megoldás akkor lehet elegendő, ha nincs összetett készlet-, logisztikai, gyártási vagy több részleget érintő folyamat a számlázás mögött.
Symbol Ügyvitel Office, ha a készletet és a raktárt is kezelni kell
A Symbol Ügyvitel Office a számlázást készlet- és raktárkezelési funkciókkal kapcsolja össze. Alkalmas több raktár, készletmozgások, leltár, készletfoglalás, jogosultságok és különböző kimutatások kezelésére, valamint további modulokkal is bővíthető.
Az Office megfelelő köztes megoldás lehet azoknak a vállalkozásoknak, amelyek már túlléptek az egyszerű számlázáson, de működésük még nem igényel több vállalati területet átfogó, egyedileg kialakított ERP-rendszert.
Symbol Enterprise, ha a teljes folyamatot kell összekapcsolni
A Symbol Enterprise vállalatirányítási rendszer akkor válhat indokolttá, amikor a kereskedelmi, raktári, logisztikai, pénzügyi, szerviz- vagy gyártási folyamatok szorosan egymásra épülnek.
A rendszer modulárisan alakítható, és a vállalkozás felmért működéséhez igazítható. Így nem különálló funkciók gyűjteménye készül, hanem olyan rendszer, amely leköveti az ajánlattól vagy rendeléstől a teljesítésen át a számlázásig tartó folyamatot.
Az ERP bevezetése tudatos előkészítést igényel
Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése nagyobb feladat, mint egy számlázóprogram használatba vétele. Fel kell mérni a jelenlegi folyamatokat, rendezni kell az átadandó adatokat, ki kell alakítani a jogosultságokat, és fel kell készíteni a munkatársakat az új működésre.
A rendszer költsége mellett ezért a bevezetéshez szükséges belső munkával is számolni kell. Ugyanakkor a túl egyszerű programnak is lehet rejtett költsége: ilyen a többszörös adatrögzítés, a hibák javítása, a külön táblázatok karbantartása és a kézi riportkészítés.
ERP-t akkor érdemes választani, ha az összekapcsolt működésből származó előny arányban áll a bevezetés ráfordításával.
Számlázóprogram vagy ERP: melyik illik a vállalkozásához?
A döntés röviden három szinten foglalható össze:
- Ha az elsődleges feladat a számlák és a hozzájuk tartozó alapvető bizonylatok kezelése, egy megfelelő számlázóprogram elegendő lehet.
- Ha a számlázást készletkezeléssel, raktári folyamatokkal és alapvető kereskedelmi funkciókkal kell összekapcsolni, érdemes bővíthető ügyviteli rendszerben gondolkodni.
- Ha több részleg, értékesítési csatorna vagy egyedi üzleti folyamat dolgozik egymás adataiból, ERP-rendszerre lehet szükség.
A megfelelő választás nem feltétlenül a legtöbb funkciót kínáló rendszer. Az a megoldás működik jól, amely a jelenlegi feladatokat felesleges bonyolultság nélkül támogatja, és a vállalkozás várható fejlődéséhez is elegendő mozgásteret biztosít.
Ha nem egyértelmű, hogy a Symbol Ügyvitel valamelyik változata vagy a Symbol Enterprise illeszkedik jobban cége működéséhez, érdemes szakértővel áttekinteni a jelenlegi folyamatokat. Így pontosabban meghatározható, mely funkciókra van valóban szükség, és melyik rendszer jelent arányos megoldást.
GYIK
Mi a legfontosabb különbség a számlázóprogram és az ERP-rendszer között?
A számlázóprogram elsősorban a számlák és a kapcsolódó bizonylatok kezelésére szolgál. Az ERP a számlázást más üzleti folyamatokkal, például a rendelésfeldolgozással, a készletkezeléssel, a beszerzéssel vagy a gyártással kapcsolja össze.
Képes egy számlázóprogram készletet is kezelni?
Igen. Több számlázó- és ügyviteli program kínál készletkezelési, raktári, pénzügyi vagy CRM-funkciókat. Ezért nem a program elnevezését, hanem a tényleges funkciókat és a közöttük lévő kapcsolatokat kell megvizsgálni.
Hány számla felett érdemes ERP-rendszert bevezetni?
Nincs minden vállalkozásra érvényes számlamennyiségi határ. A folyamatok összetettsége, a készletkezelés, a felhasználók és az értékesítési csatornák száma, valamint a manuális adatbevitel mennyisége fontosabb szempont.
Teljesíthető ERP-rendszerből a NAV-adatszolgáltatás?
A megfelelő számlázási modullal rendelkező és az előírásokhoz felkészített ERP-rendszer képes lehet a szükséges számlaadat-szolgáltatás teljesítésére. A pontos működést és a szükséges beállításokat a kiválasztott szolgáltatóval kell egyeztetni.
Mikor elegendő egy készletkezeléssel bővített ügyviteli rendszer?
Akkor lehet megfelelő, ha a számlázást, a készletet, a raktári mozgásokat és az alapvető kereskedelmi folyamatokat kell összekapcsolni, de nincs szükség több részleget átfogó, egyedileg kialakított vállalati folyamatokra.
Átvihetők a számlázóprogram adatai egy ERP-rendszerbe?
Az adatátvétel lehetősége az adatok formátumától, minőségétől és a két rendszer képességeitől függ. A bevezetés előtt fel kell mérni a partner-, termék-, készlet- és bizonylati adatok állapotát, valamint azt, hogy ezek közül melyeket szükséges átvenni.
