Felhasználói élmény

Számos kényelmi funkció és a felhasználói élmény komoly fokozása

Már a Symbol Ügyvitel tervezésekor szerettünk volna egy innovatív, valóban használható, kényelmi funkciók egész sorát felvonultató rendszert építeni. De ez csak a folyamatosan felhasználói visszajelzésekkel együtt tudott megvalósulni. A Symbol Ügyvitel előtt ülő munkahelyi dolgozók vagy cégvezetők azok, akik el tudták mondani, hogy mire és miért van szükség.

Ablakok

A gyors ablak kezelés bármely felhasználói program egyik legfontosabb része.

Korlátlan számú ablakot tarthat nyitva párhuzamosan. Így elkezdett munkáját nem kell megszakítania, ha közben valami másnak nézne utána.

A Windows ALT+TAB-ja helyett a CTRL+TAB-ot használva gyorsabban váltogathat a Symbol Ügyvitel ablakok között.

A kedvencek menüben felhasználónként összegyűjtheti a leggyakrabban használt menüpontokat, hogy azokat egy kattintással elérhesse.

A felhasználói felület minden helyen könnyen tanulható, helyzetérzékeny tippek segítik a funkciók megértését.

A Head-Up-Display segítségével (CTRL+CTRL billenytű) a főablakon vagy az éppen használt ablakon tudja megkeresni a kívánt funkciót.

Az alapértelmezett gyorsbillentyűket minden ablakon felülbírálhatja vagy új gyorsbillentyűt hozhat létre kevésbé fontos funkciókhoz.

Egy kattintással tud jegyzetet létrehozni a főablakon. A jegyzetet fontossága szerint színezheti és akár át is küldheti egy vagy több kollégájának.

A jelenetrögzítő segítségével egy képsorozatot készíthet, ha valamilyen észrevételt nem tud egy képernyőképpel bemutatni.

A felhasználói- és rendszerbeállítások között a beállítás keresővel gyorsan tud keresni. A kívánt elemre kattintva a kereső a megfelelő helyre navigálja az egeret.

Adatbevitel

Az ügyviteli rendszerbe rengeteg adatot töltünk be. Ennek kényelmesnek kell lennie.

A Symbol Suggestnek köszönhetően pár betű vagy szótöredék alapján a rendszer vevőt, szállítót vagy terméket ajánl egy legördülő listában.

A füles kereső egy, a kezdőbetűk alapján elosztott, nagy teljesítményű keresőeszköz. Segítségével, a kezdőbetűket begépelve, kód vagy név alapján gyorsan ugorhatunk a megfelelő vevőre, szállítóra, termékre.

A füles kereső kiválóan alkalmas egy-egy mező vagy mezőpárok alapján történő keresésre. Ilyen esetben is elboldogul közel százezer vevővel, termékkel.

A termék füles kereső bármely üzemmódjában használhatunk speciális szűrési szabályokat a pontosabb találatért.

Adatbevitel során a hiányzó vagy hibás adatokra a rendszer egy intuitív hibajelzést küld és azonnal a módosítandó mezőre áll.

Amennyiben az adatok elvileg helyesen, de logikailag mégis hibásnak tűnnek, úgy a rendszer egy figyelmeztetés és a mezőre ugrás után engedi csak az adatok mentését.

Bizonylat tétel rögzítésekor azonnal rendelkezésre állnak a készletinformációk, a nyitott rendelések és az alkalmazandó árak. Ezek alapján pontosan rögzíthetjük a bizonylat tételeit.

A megjegyzés mezőket egy közös sablonba menthetjük, onnan bármikor felhasználhatjuk őket, sőt a megjegyzésbe dinamikus mezőket is beépíthetünk.

Egy sok tételes bizonylat kezelésére több kényelmi funkciót valósítottunk meg. Ezek mindegyikével akár több száz bizonylat tétel mozgatható.

Új bizonylat tétel rögzítése mellett néhány tipikus felhasználói eset is helyet kapott.

A NAV rendszeréből bármikor lekérdezhető egy magyarországi adószám illetékessége és érvényessége. A kapott adatok alapján a vevő adatait is ki tudja tölteni a rendszer.

Az Európai Unió nyilvántartásából bármikor informálódhatunk róla, hogy a megadott közösségi adószám kihez tartozik és érvényes-e egyáltalán.

A program sok helyén lehet Drag and Drop (fogd és vidd) módszerrel adatot megfogni és azt valamelyik másik helyre ledobni. A Windows-os működéssel szemben a Symbol Ügyvitelben nem kell elnavigálni a másik ablakra, elég ha csak megállunk egy pillanatra a megfogott adattal.

A partnerkapcsolati (CRM) funkciók olyan mértékben integrálódtak a rendszerbe, hogy azokat minden vevői- és szállítói bizonylatról azonnal el lehet érni. Aktuális partnerkapcsolatot megtekinthetjük vagy helyben új emlékeztetőt is létrehozhatunk.

A Symbol Ügyvitel innovációinak egyik példája a beépített képfeldolgozó rendszer, amely tömegesen is tud webre kerülő képeket átméretezni, kivágni és vízjellel ellátni. A vízjel lehet a cég neve adott betűtípussal, elforgatva vagy akár a cég logó megadott százalékos áttetszőségben. Mindez külső képfeldolgozó program nélkül.

Listák

A listákon keresztül férünk hozzá az ügyviteli adatokhoz. Több módon kell tudni ezeket kinyerni.

A program listáinak mindegyike specifikus szűrőmezőkkel rendelkezik, amelyek közül a legfontosabbak egy billentyűvel elérhetőek. A szűrőfeltételek nevesítve elmenthetőek és később újra felhasználhatóak. A dátum intervallum mezők (pl.: elmúlt két hónap) pedig automatikusan alkalmazkodnak az aktuális dátumhoz.

A listák és tételes listák teljes értékű helyi menüvel rendelkeznek, a menüben minden az ablakon elérhető funkció helyet kapott.

A partnerlistákról (vevők, szállítók) elérhetőek az új bizonylatok. Így a partner kikeresése után azonnal nyithatunk új bizonylatot, nem kell a főmenüből meghívni az új bizonylat kiállító ablakot.

Az operatív listák (vevő, szállító és termék) adatai tömegesen is módosíthatóak. Egynél több sort kijelölve elérhetővé válik a Csoportos műveletek gomb, amelyben szinte minden adat módosítható. Egyszerre akár több száz adaton.

A Symbol Ügyvitel minden listája automatikusan képes eloszlás-, vonal- és oszlopdiagram megjelenítésére. A diagram adat/érték oszlopai szabadon módosíthatóak, a diagram az egérrel a kívánt irányba mozgatható, átméretezhető, szükség esetén pedig nyomtatható.

Rendszer

Egy jó ügyviteli rendszer stabil alapokon nyugszik.

A kezdőpont a program első indításakor segít a legfontosabb adatok (pénznem, árkategóriák, céglogó, stb.) helyes beállításában. A könnyű használatnak köszönhetően kedvelt funkció, megfelelő jogosultságok esetén később is használható.

A szélesen paraméterezhető jogosultsági rendszernek köszönhetően minden dolgozó csak azt látja, csak azt tudja módosítani, ami a munkájához kell. Minden más adat, információ, lista biztonsági okokból vagy a napi munka egyszerűsítése végett elrejthető.

Az adatimport varázslóval tetszőleges oszlopelrendezésű Excel (xls, xlsx, csv) fájlból tud adatok betölteni a Symbol Ügyvitel rendszerbe. A betöltendő adatok lehetnek egy korábbi ügyviteli rendszer adatai, de meglévő adatait is frissítheti tömegesen az adatimport segítségével.

A Symboogle a Symbol Ügyvitel mindenes keresője. Segítségével bármilyen adatra rákereshet rendszerében. Egy vevőre keresve a vevő adatait, kapcsolattartóit, bizonylatait kapja eredményük. Az eredménylistán pedig mindent ki tud nyitni egy kattintással vagy további műveleteket végezhet rajtuk. A keresés intelligens és a bármilyen formátumban beírt dátumokat (07/15 vagy 2014/05-2014/06) valós dátummá, dátumintervallummá konvertálja. Ezzel a bizonylatkeresést pontosíthatja. A nagy keresőkhöz hasonlóan a keresést gyorsíthatja keresőszavakkal: vevő, termék, számla, stb.

A Pénz érkezett funkció a modern, innovatív ügyviteli rendszerek egy remek példája arra, hogy miként lehet a mindennapi igényeket profin megvalósítani. Önnek elég egy beérkezett bruttó összeget beírnia és a rendszer megtalálja azt a számlát/díjbekérőt (vagy egy partnerhez tartozó számlapárokat, számlahármasokat), amelynek a kiegyenlítendő összege pont ennyi. A beérkező pénzösszegek adminisztrálása még soha nem volt ennyire egyszerű!

A nagyvállalati rendszerekben megtalálható vevői hitelkeret beállítási lehetőség elérhető már a kis- és középvállalati szegmensben is. Ennek köszönhetően megelőzhető a kintlévőségek elszaladása, de pontosan szabályozható a tartozás esetén érvényes rendelésrögzítési és készpénzes vásárlási rend.

A Google térkép segítségével nagyon pontosan tervezheti meg útvonalát cége székhelyétől, egyik raktárából a vevőihez, azok telephelyihez vagy akár dolgozói állandó vagy ideiglenes lakcíméhez. Az útvonal tervezése során egynél több célállomást is megjelölhet, teljes fuvarkört létrehozva.

A Symbol Ügyvitel rendszerben majdnem minden adathoz csatolható dokumentum. A dokumentumok az adatbázisban tárolódnak, a biztonsági mentéssel együtt ezek is biztonságban vannak. Amellett, hogy csoportokba szervezhetőek, a beviteli módok skálája is széles: egy vagy több fájl hozzáadása, vágólap, scanner, letöltés webcímről.

Gyorsan szüksége van egy termék adataira? Használja a főképernyő Gyors termékinformáció lehetőségét. Egy kódot, nevet vagy vonalkódot megadva hozzájut a termék minden adatához, beleértve a készlet- és árinformációkat.

A Symbol Ügyvitelben tárolható adatok részletességére egy nagyon jó példa a termékenként beállítható, termékcímkére nyomtatható piktogram. Ezek segítenek a csomagot kezelő személynek, hogy az épségben odaérjen a célállomásra. A külön megvásárolandó, öntapadós címke helyett tárolja ügyviteli rendszerében a termékre jellemző csomagkezelési információkat is!

Beállíthatja, hogy az alapértelmezett nyomtató helyett melyik bizonylat, melyik nyomtatón kerüljön nyomtatásra. Könnyen előfordulhat, hogy a szállítólevél máshol jelenik meg nyomtatásban, mint egy vevői rendelés visszaigazolás.

Az ügyviteli rendszerek legnagyobb értéke a bennük tárolt adat és az adatok változása. Az adatok változását már adatbázis szinten naplózhatja a Symbol Ügyvitellel. Minden adat változása elmentésre kerül, sőt – amennyiben az adatok naplózását is bekapcsolta – a régi és új adat is eltárolásra kerül. Könnyen megválaszolható kérdés, hogy ki és mikor módosított egy fontos adatot.